隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，各類信息檔案的數(shù)量日益增加，檔案的種類也越來越多樣化。傳統(tǒng)的檔案管理方法和技術(shù)手段造成的問題也越來越多,節(jié)目存儲時間是更容易打破,檔案檢查,檢查費時,歸檔庫存低功率的一系列問題,針對現(xiàn)狀的檔案管理,文件管理技能升級和改造迫在眉睫。此時RFID技術(shù)發(fā)揮了很大的作用，利用RFID技術(shù)完成檔案的智能化管理可以解決當(dāng)前企事業(yè)單位遇到的痛點，那么利用RFID技術(shù)完成檔案的智能化管理有哪些優(yōu)勢呢? 　　一，不可觸碰的數(shù)據(jù)收集。RFID技術(shù)大大提高了管理者對存儲區(qū)域內(nèi)物品的信息收集、溝通和跟蹤的能力。管理者需要打開文件盒,你只需要堅持RFID標(biāo)簽文件盒讀者通過之前,可以在電腦屏幕上顯示了一盒文件詳細(xì)信息如文件名、數(shù)量和減少經(jīng)理的工作環(huán)節(jié),提高了操作的力量,幫助管理者實現(xiàn)動態(tài)管理的庫存文件?？焖賿呙?，一次性處理大量數(shù)據(jù)。RFID閱讀器可以同時從多個RFID標(biāo)簽上快速讀取大量相關(guān)數(shù)據(jù)信息，包括貨物位置信息、文件內(nèi)容摘要信息等。例如，一些閱讀器每秒可以讀取200個標(biāo)簽，這比傳統(tǒng)的掃描方法快了100多倍。 　　二，RFID具有小型化和形狀多樣化的特點，在閱讀時不受尺寸和形狀的限制，不需要配合紙張固定的尺寸和印刷質(zhì)量來保證閱讀的準(zhǔn)確性。此外，RFID標(biāo)簽可以進一步小型化和發(fā)展成各種形狀，以適用于不同的文件?？芍貜?fù)使用，條形碼打印后不可更改，RFID標(biāo)簽可重復(fù)添加、修改、刪除存儲在RFID標(biāo)簽中的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。 　　三是標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長，可重復(fù)使用。與傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)相比，RFID標(biāo)簽可以存儲的數(shù)據(jù)量大大增加，達到1K甚至更大的容量。在不破壞標(biāo)簽功能的前提下，可以反復(fù)擦除標(biāo)簽的內(nèi)容，從而完成標(biāo)簽的重復(fù)使用。高安全。標(biāo)簽的數(shù)據(jù)訪問受密碼保護，且識別碼一且不可復(fù)制。這種高安全性的保護使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易偽造和篡改。具有較強的抗污染性能和耐久性，傳統(tǒng)條碼的載體是紙張，所以它的污染比較簡單，但RFID對水、油和化學(xué)品等物質(zhì)具有較強的抵抗力。另外，條形碼是貼在塑料袋或紙箱的外包裝上，所以很容易損壞;RFID標(biāo)簽將數(shù)據(jù)存儲在芯片上，這樣它們就可以免受污染。 　　四，穿透性和無障礙讀取，在被覆蓋的情況下，RFID可以穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明原材料，并可以進行穿透性通信。條形碼掃描器只能在近距離讀取條形碼，而且不會被物體擋住。標(biāo)簽具有EAS防盜功能，配合門禁信道天線，很好地避免了文件丟失，完成了非法取走的報警功能。

　　檔案是企業(yè)的基礎(chǔ)信息資源，記錄企業(yè)的生產(chǎn)、科研和運營等活動。 近年來，隨著民營企業(yè)的迅速發(fā)展，許多民營企業(yè)紛紛探索文件管理的新工作方法，完善管理方式，在建立文件管理體制、推進文件信息化和改善保管條件等方面取得了顯著進步。 一應(yīng)遵守會議配套的統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，建立摘要文件管理機制，以文件部門為中心，組成企業(yè)各職能部門和所屬分公司的分層管理網(wǎng)絡(luò)。 在這個管理網(wǎng)絡(luò)中，各環(huán)節(jié)的各部門都擔(dān)當(dāng)著其職務(wù)。 文件部門在管理負(fù)責(zé)人的直接指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)事務(wù)指導(dǎo)、文件的領(lǐng)取和管理等工作的各職能部門妥善保管由日常工作組成的文件資料，并根據(jù)企業(yè)一致的檔案標(biāo)準(zhǔn)定期移交給文件部門。 以這種方式，文件管理成為企業(yè)整體管理系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，突出了文件部門的效果。 通過集中管理文件，可以大限度地管理和使用企業(yè)內(nèi)的文件，大限度地發(fā)揮文件的價值。 小型私營企業(yè)在草創(chuàng)期受到條件約束，可以采用分散管理、外委管理等管理形式，但隨著企業(yè)的成長，文件集中管理是必然的趨勢。 　　二要提高民營企業(yè)全體員工的文件認(rèn)識，特別要加強企業(yè)管理者的文件認(rèn)識。 民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一般只重視經(jīng)濟效益，不要重視文件管理等基礎(chǔ)工作。 這要求文件工作人員積極與領(lǐng)導(dǎo)交流，提出意見，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對文件工作的認(rèn)知度。 領(lǐng)導(dǎo)重視文件工作，有助于順利處理工作中遇到的標(biāo)準(zhǔn)履行、設(shè)備采購、人員配置等問題。 不僅要提高管理層對文件的認(rèn)識，還需要加強企業(yè)基層員工對文件的認(rèn)識。 基層員工是企業(yè)中早接觸運營資料的集團，他們對文件的認(rèn)識得到加強，文件資料的歸檔、文件的交付等工作也很順利。 　　三、加強民營企業(yè)檔案隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員專業(yè)知識水平緩解事務(wù)素質(zhì)。 檔案管理員必須掌握企業(yè)的生產(chǎn)流程和運營情況信息技術(shù)等知識，熟悉檔案法律法規(guī)，具有了解行業(yè)規(guī)范的立異精神和吃苦耐勞的質(zhì)量，應(yīng)對檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的挑戰(zhàn)， 負(fù)責(zé)日常開展的企業(yè)檔案管理?工作的企業(yè)檔案工作負(fù)責(zé)人不僅要精通事務(wù)，而且要有更強的安排管理能力，繼承實務(wù)性、開拓性、嚴(yán)格的工作風(fēng)格，打破家庭管理方式，以人為本，注重實效，穩(wěn)定企業(yè)檔案工作團隊 　　四、要全面開展企業(yè)文件規(guī)范。 根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和各種文件管理規(guī)范，結(jié)合企業(yè)的實際情況，建立適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)文件管理規(guī)范和管理規(guī)范的學(xué)習(xí)和評價機制，進一步提高文件管理規(guī)范員工的心理地位，實現(xiàn)全員一起保護和履行的目的，推進民營企業(yè)文件工作的繼續(xù)開展。

　　檔案整理幾個概念 　　1 檔案整理界說：是指將處于零亂的和需求進一步條理化的檔案，進行根本的分類、組合、擺放、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序系統(tǒng)的進程。 　　2 檔案整理的根本要求：遵循文件資料的構(gòu)成規(guī)律和特點，堅持文件資料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件資料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。 　　3 檔案整理的文件范圍：但凡本機關(guān)作業(yè)活動中構(gòu)成的，具有查考保存價值的文件資料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、相片、錄音、錄像、計算機盤片、什物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案分類便是依據(jù)必定的標(biāo)準(zhǔn)，依照檔案來歷、時刻、內(nèi)容和辦法特征的異同點，對檔案進行有層次的差異，并構(gòu)成相應(yīng)的體系。依據(jù)檔案構(gòu)成分①依據(jù)檔案構(gòu)成者可分為國家安排檔案、黨派團體檔案、企業(yè)單位檔案、工作單位檔案、名人檔案等。每類社會安排檔案中，又分為詳細(xì)社會安排檔案。每個獨立的社會安排檔案是區(qū)別全宗的依據(jù)，每類社會安排檔案是區(qū)別全宗群的依據(jù)。依據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)分②依據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)可分為立法檔案、行政檔案、軍事檔案、交際檔案、經(jīng)濟檔案、科學(xué)技能檔案、藝術(shù)檔案、宗教檔案等等。上述每種檔案，又可詳細(xì)細(xì)分。因為人們從事的專業(yè)不同,對檔案的需求都有專指性,這種區(qū)別對人們從不同視點檢索運用檔案有含義。依據(jù)檔案的載體辦法分③依據(jù)檔案的載體辦法可分為石刻檔案、泥板檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟板檔案、棕櫚葉檔案、樺樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等。依照記載信息辦法④依照記載信息辦法可分為文字檔案、圖形檔案、聲像檔案。聲像檔案又分為相片、錄音、錄像、影片檔案。上述類型檔案在管理和供給運用辦法上都各有特別性。依照記載信息辦法分⑤依照記載信息辦法可分。一般可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。