歡迎來到重慶立鼎科技有限公司官網(wǎng)!
電 話:19922276669
座 機:023-67865146
網(wǎng) 址:chi-sheri.com
郵 箱:dwhz@leadingcq.com
地 址:重慶市江北嘴中央商務(wù)區(qū)金融城3號T2棟2702
隨著社會信息化的迅速發(fā)展,很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。檔案是國家的重要信息資源,建立數(shù)字化檔案資源體系是檔案工作適應(yīng)時代發(fā)展要求、滿足各領(lǐng)域廣泛需求的有力體現(xiàn)。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要是指采用檔案掃描儀等專業(yè)設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工,要求一頁一頁、一件一件、一個年度一個年度進(jìn)行有序化加工。這里把紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作分為掃描加工前、掃描加工中、掃描加工后三個階段,分階段進(jìn)行介紹,并提出了一些具體工作中的建議。
?。ㄒ唬呙杓庸で半A段
這一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段,是該項工作的起步階段也是關(guān)鍵階段,本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。
1.紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責(zé)任感,希望盡早把工作完成,這樣的思想是好的,但不能盲目推進(jìn),在紙質(zhì)檔案沒有準(zhǔn)備好之前不要進(jìn)入下一階段,在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無誤等工作,確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準(zhǔn)確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,才能進(jìn)行數(shù)字化加工。
2.基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所,數(shù)字化加工場所應(yīng)空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。
3.人員的準(zhǔn)備。檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報反映此項工作的程序和需求,做好工作計劃,確定工作形式(自主加工或業(yè)務(wù)外包),制定實施方案,成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組,工作人員要求責(zé)任心強,細(xì)心細(xì)致,能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān),實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。
4.管理制度的完善。科學(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實體等,要做好這項工作,應(yīng)從這幾個方面制定相應(yīng)的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等,并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行,確保檔案的安全和工作的有機銜接。
咨詢服務(wù)熱線:19922276669
立即咨詢聲明:本站部分內(nèi)容圖片來源于互聯(lián)網(wǎng),如有侵權(quán)請及時聯(lián)系管理員刪除,謝謝!