近年來檔案數字化工作在各級檔案館廣泛展開，由此產生大量的數字檔案。圍繞數字檔案長期有效保存的論述也是林林總總，這些數字檔案的保管和利用逐漸成為檔案業(yè)界關注的焦點。但是，隨著計算機網絡技術的飛速發(fā)展，互聯(lián)網2.0的推出，大數據、云計算等新事物的出現，上一代的數據管理方式，尤其是那種以脫機載體為主體的數據保管方式被發(fā)現的問題越來越多。數字檔案長期保存的要求與計算機設備隔代不兼容的矛盾依舊突出，鎖定既定的設備制定一系列保管措施的做法一直無法化解這對矛盾，數據丟失的風險依然存在。

　　一、脫機載體長久保存的技術風險

　　目前檔案館數字化工作一般都委托給專業(yè)公司，數字化以后的掃描件一是掛接到應用系統(tǒng)的數據存放區(qū)域，二是刻錄到光盤。由于數據量很大，交付的光盤數量也多，一般都要上千張，加之有的檔案館為了保險起見，往往要求專業(yè)公司刻錄3～4套備份盤，光盤的數量隨之增加幾倍，這對檔案館而言，實際上增加了管理負擔。因為存放的光盤不僅僅是立放在庫房的柜子里就相安無事，而是需要定期進行可讀性檢測，長期沒有檢測的光盤不能保證光盤中的數據是否可讀，而光盤逐一檢測又是一件費時費力的工作。

　　二、檔案館計算機機房及信息系統(tǒng)正常運行的管理風險

　　隨著數字化工作的快速推進，檔案館數據量的急劇增大，一方面檔案查詢效率不斷提高，另一方面管理風險也不斷增加。為了合理部署數據存儲設備和安全因素，檔案館的信息資源的存放有在線、近線和離線三種方式，同時又不時有新增數據導入和離線數據導出。這種數據操作有的通過程序驅動相應設備自動完成，有的依靠機房管理人員手動操作。無論自動還是手動操作數據，在缺乏校驗機制的情況下，數據出錯的風險依然存在。

　　檔案館計算機機房的各項設備，包括應用服務器、數據服務器、數據備份設備、網絡交換機、不間斷電源、空調設備以及各類安全設施的正常運轉，才能保障檔案信息系統(tǒng)的正常運行。

　　計算機機房的設備管理和數據管理，一是需要管理人員具備相應的技術能力，二是責任心，三是管理措施保障。

　　現行機房建設的運維安全措施一般都有替代功能，某一設備發(fā)生故障，備用的設備會接替運行。如果有的檔案館沒有這種安全措施，服務器崩潰影響檔案館正常工作的風險是很高的，嚴重的可導致數據丟失。

　　雖然發(fā)生火災、地震或恐怖襲擊等極端情況的概率很小，萬一真的遇有極端情況發(fā)生，對目前一些檔案館也可能是致命的。盡管這些檔案館采用了異地備份，通過移動硬盤甚至光盤將所有的數據下載，并送至結對的檔案館存放，以備極端情況出現以后進行數據恢復。但是這些脫機數據并未經過有效性檢測，也沒有進行數據復原測試，這些數據能否復原還是個懸念。

　　常見的數據管理風險是在數據手動導入或通過應用系統(tǒng)導入、導出、刪除操作中出現數據丟失和數據冗余，造成目錄數據庫和實體檔案不能一一對應，長期操作錯誤的積累將導致檔案利用的查全率和查準率下降，庫房實體檔案數量統(tǒng)計出現偏差。

　　應用軟件系統(tǒng)的風險是取決于能否選對軟件公司，低質量的應用軟件故障率很高，直接影響日常工作。一旦軟件公司撤離或倒閉，應用軟件系統(tǒng)不得不廢棄。同時與應用系統(tǒng)鏈接的數據庫以及全文信息需要遷移到新系統(tǒng)時，又可能由于加密等原因，使得后續(xù)軟件公司無法接手這些數據，造成數據廢棄。

　　三、建立風險應對機制和檔案信息資源保管體系

　　建立風險應對機制是為了避免管理風險和技術風險，掃描件沒有復雜的元數據羈絆，其數據的格式、應用系統(tǒng)的數據調用以及運行環(huán)境是可控的。檔案館在開展數字化工作之前就可以進行數據規(guī)劃，確定數據長期保存和利用方式，對未來可能出現的技術風險進行評估。

　　1.建立數據規(guī)劃及實施方案

　　數據規(guī)劃就要考慮檔案館可能產生的數據總量，每年的增量，數據的訪問量，數據的格式以及數據在線、近線和離線存放的規(guī)則。如果沒有數據規(guī)劃，配置的存儲設備或離線存儲的載體過于冗余，結果不僅是浪費，而且還可能產生以為多備份幾套就會保險的心理，而疏于管理。

　　沒有數據規(guī)劃的設備配置是盲目的，例如某一檔案館數據總量不足1T B，數字化開展后每年的增量也不超過1T B，數字化的數據除了磁帶、移動硬盤、同時備份幾套光盤之外，又配置了20T B的磁盤陣列，這顯然很不合理。根據檔案館數據量測算，這個磁盤陣列的容量可以用20年，而磁盤陣列價格下降速度很快，所以沒必要過早地預留大的存儲空間。另外，大型網絡數據庫的使用、操作系統(tǒng)、W E B服務器、應用系統(tǒng)和硬件服務器的維護，需要購買相應的服務。

　　數據規(guī)劃的實施方案是對數據安全的一種操作規(guī)定，包括數據全備、增備、異地備份的操作要求和檢測要求，使檔案館管理人員對數據安全能夠完全自主掌控。數據規(guī)劃應依靠專業(yè)咨詢公司幫助完成，其中包含了數據總量預測、數據存儲方式、數據備份策略、數據安全防范措施、數據遷移方法和突發(fā)極端事件的應對預案。

　　2.采用技術手段進行事故干擾和報警

　　在以往發(fā)生服務器故障造成數據丟失的事件，并非缺少備份措施和管理制度，往往是因很多備份設備無人值守，自動執(zhí)行備份，由于電壓、電流不穩(wěn)定或備份軟件的問題難免發(fā)生錯誤，管理人員直到服務器出了故障，數據庫重新安裝，導入備份數據時，才發(fā)現數據有問題，但為時已晚。

　　將機房所有運行設備，包括數據備份都連上監(jiān)管系統(tǒng)，只要一發(fā)生故障就及時采取相應措施并通過短信報警，使管理人員及時趕來檢查、處理，避免造成更大的傷害。例如，檢測系統(tǒng)發(fā)現空調停止運轉，機房溫度達到一個臨界點，立即關閉服務器等設備，并發(fā)出報警短信。

　　3.從宏觀層面設計檔案信息資源長久保存方案

　　全國各級檔案館開展的數字化工作產生的信息量已經極其巨大，目前這種各自為政的保管模式隱含了諸多風險。當前社會信息化已經到了大數據時代，各種相應的計算機技術和存儲設備也是日新月異，云計算這種在線分布式數據存儲方式已經在很多行業(yè)應用。如何利用這些新技術解決檔案數字化產生的巨量數據長久保存問題，是否建立一個檔案云，這是需要檔案行政主管部門牽頭研究的項目。在一定的行政區(qū)域中建立一個檔案數據中心，將分散的資源、分散的投入集中在一起，通過強大的技術力量、優(yōu)越的設備條件和先進的管理方式，使得數字資源能夠有效保存。

　　數字化是建設檔案信息資源體系的必經之路，從宏觀層面決策新技術的應用是規(guī)避風險的途徑。