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1、收集所有文件。
文件歸檔工作按照一定的周期進行，可能是一年，也可能是一個季度。因此，在歸檔工作時，所有文件都應以年或季為單位，以確保后期歸檔工作的順利進行。
2、根據(jù)有關(guān)章程進行篩選。
一般來說，沒有當前和后期參考、使用或執(zhí)行價值的文件不需要保存。此類文件可以先剔除并銷毀，剩余文件可以根據(jù)本機關(guān)單位對文件歸檔管理的具體要求進行篩選。
3、劃分類別和等級。
篩選完成后，檔案管理人員可以根據(jù)文件所屬部門的名稱進行橫向分類，然后根據(jù)上下級的隸屬關(guān)系進行縱向排列。不能分級的文件可以酌情與本部門的文件并列歸檔。
4、確定保管期限。
任何能對本機關(guān)實體及其職能產(chǎn)生全局影響的文件都需要永 久保存，剩余的歸檔文件可以根據(jù)其價值的影響時間和相關(guān)規(guī)章制度保留足夠的保管期限，不能過早銷毀。
5、修改文件內(nèi)容。
對于文件中的遺漏或損壞，檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事，獲取正確的內(nèi)容，修復和刪除文件。此外，他們還需要規(guī)范文件的紙張大小和裝訂來保存它們。
6、編號文件。
檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序，將密切相關(guān)的紙質(zhì)文件裝訂成基本單位，然后根據(jù)類別、級別和時間裝訂成二級單位，再用歸檔章編號。
7、包裝和編制檢索目錄。
根據(jù)文件上歸檔章的信息，將所有文件打印成目錄，文件依次包裝，文件盒上的所有項目都標準化填寫并編號。編號要統(tǒng)一連貫，最后所有文件目錄都要總結(jié)，方便以后快速查閱文件。
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