計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術興起以來，信息技術得到了快速的發(fā)展和廣泛的應用，各行各業(yè)、各個領域都全面開展了信息化工作，檔案行業(yè)作為傳統(tǒng)信息向流量信息轉變的媒介，也迫切需要相應技術手段來支持和引導，將原有的信息保存，向建設流動信息資源數(shù)據(jù)庫發(fā)展。在這個過渡與轉變的過程中，檔案加工處理工作越來越受到重視，其加工標準和工作流程也在不斷的進步與改進，基于質(zhì)量與效率的提升，一系列檔案數(shù)字化加工軟件如雨后春筍般涌現(xiàn)出來。

　　與傳統(tǒng)檔案管理工作顯著的區(qū)別在于，檔案加工管理軟件融合了計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術、密級加密技術、電子公章技術等，可以看作為一種新型的檔案信息形態(tài)，其根本目的在于將存在于各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡化的形式連接，以準化的形式利用，通過計算機系統(tǒng)對檔案信息資源進行有目的有針對性的加工和管理，形成一個有序結構的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，為各種數(shù)據(jù)需求提供利用，實現(xiàn)信息資源的高度共享。

　　檔案加工管理軟件所實現(xiàn)的檔案數(shù)字化包括檔案數(shù)字化采集、數(shù)字化管理、數(shù)字化查閱等幾方面內(nèi)容。落實到具體操作流程上的檔案數(shù)字化，主要包括從實體檔案庫提卷后，一項進行拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后可以進行數(shù)據(jù)的采集工作。檔案數(shù)據(jù)采集的同時要對掃描圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，采集完成后，需要校對檔案目錄以及核對電子材料，至此完成初步審核。

　　之后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，將原始檔案裝訂還原，并對采集到的電子數(shù)據(jù)進行歸檔掛接整理。在整個加工過程中，各環(huán)節(jié)有序操作，相互配合，協(xié)同運行，以流水線方式完成信息的采集、審核、加工等工作，為檔案資源的再利用提供準確而可靠的數(shù)據(jù)信息，并從長遠使用上提高了工作效率，也有利于檔案原始資料的保存。

　　看似繁瑣復雜的加工過程在協(xié)同軟件的幫助下，可以變得簡單有序且一目了然，這就是使用檔案加工管理軟件的優(yōu)勢所在。而在面對網(wǎng)絡上花樣百出層出不窮的各類加工軟件，如何選擇一款性價比較高而又適合自己的檔案加工管理軟件呢？

　　在選擇合適的檔案加工管理軟件之前，首先要根據(jù)本單位實際情況和檔案工作的實際需要，先列出一個需求清單，例如，需要管理的檔案類型、數(shù)量、期望達到的整理標準等。其次，需要明確工作資源配比，也即預算及人工投入成本。根據(jù)這些具體的需求，選擇一款適合的檔案加工管理軟件。

　　就檔案加工管理軟件的選擇本身而言，主要在于業(yè)務功能的匹配是否契合、生成數(shù)據(jù)資源的安全性管理等方面。參考目前同行業(yè)使用的各種軟件，針對業(yè)務來選擇功能匹配的軟件，在主要業(yè)務框架符合的前提下，通過技術手段增刪調(diào)整具體細節(jié)業(yè)務操作，以檔案數(shù)字化加工20年工作經(jīng)驗的大連恒智科技自主研發(fā)的檔案數(shù)字化加工管理軟件為例，涉及標準以國家檔案局收錄檔案標準制度為基礎，整合各行業(yè)檔案整理及管理的共通之處，本著精簡細化的原則，基本功能包含錄入、掃描、修圖、查詢、打印、數(shù)據(jù)導入和導出，功能操作上簡便易上手，不但適合檔案工作管理人員使用，更適合零基礎或者基礎比較薄弱的從業(yè)者使用，可以高效快速地進行檔案數(shù)字化整理加工的各項工作環(huán)節(jié)，并得到高質(zhì)量的成果。這款軟件本身支持目錄數(shù)量的管理和檢索，在數(shù)據(jù)安全方面，支持網(wǎng)絡端和單機終端雙重保險存儲，規(guī)避安全隱患，防止各種因素導致系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失，重要的是，這款軟件安裝十分方便，且使用簡單，內(nèi)置標準化模板，生成的數(shù)據(jù)資源可以跨平臺應用，解除用戶的后顧之憂。

　　隨著業(yè)務需求的不斷提高，檔案數(shù)字化和檔案管理系統(tǒng)在管理企業(yè)和事業(yè)單位工作中體現(xiàn)出來的重要和不可替代的作用也日益凸顯，換言之，技術進步所帶來的推動反作用于技術本身，憑借符合檔案信息資源管理策略和規(guī)范的數(shù)字化加工管理系統(tǒng)軟件，作用于各行業(yè)檔案信息管理加工之中，對于有效推動市場信息資源流動、促進信息創(chuàng)造更大價值，將起到更大的作用。