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歸檔文件的排列以“原因”為原則，即同一原因的相關(guān)文件應(yīng)排列在一起。原因可以指一件具體的事情，也可以指一個具體的問題，也可以指一個相對緊密的工作過程。并盡可能將關(guān)系密切的文件材料(如一次活動、一項工作、一次會議形成的文件材料)整理在一起。
1.以年為界，按照年-儲存期相對集中排序。(一)全宗單位的檔案集中歸檔的，應(yīng)當(dāng)從1開始編一個較大的序號為一個保管期限；(2)全宗單位內(nèi)各部門(即機構(gòu))分別整理歸檔的，每個部門(即機構(gòu))按保管期限編三個小序號。
2.保存期限，根據(jù)問題和內(nèi)容確定；按照長久、長期/30年、短期/10年的順序。
3.同一原因形成的文件按文件生成的時間順序排列。
根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，參與檔案數(shù)字化加工服務(wù)外包的公司得要具備相關(guān)保密資質(zhì)，并應(yīng)與檔案數(shù)字化加工服務(wù)委托方簽訂數(shù)字化加工服務(wù)外包協(xié)議(合同)，協(xié)議(合同)應(yīng)對檔案信息安全做出具體要求。根據(jù)文件盒的厚度選擇合適厚度的文件，文件盡量與文件盒融為一體(即文件盒盡量填滿)，這樣文件豎立時不會彎曲或損壞。
2.按照排列的順序裝箱；一個箱子裝滿后，按順序放入下一個箱子。
3.不要把不同年份的歸檔文件放在同一個文件盒里。
4.不要將不同保存期限的歸檔文件放在同一個文件盒中。
5.全宗單位內(nèi)各部門(即機構(gòu))組織歸檔的，不同部門(即機構(gòu))的檔案不應(yīng)裝在同一個箱內(nèi)。
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