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如何讓分散的檔案與具體的業(yè)務產(chǎn)生互動和化學作用，讓業(yè)務帶動檔案的積累，讓檔案反哺和拓展業(yè)務，是檔案管理系統(tǒng)能為組織解決的很重要的問題。
1.作為反映組織發(fā)展和運行中的發(fā)展記憶、經(jīng)驗和成果的檔案，如何實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，避免因人員流失或時間推移而丟失記憶。
2.檔案有序管理后，檔案如何在組織內(nèi)部傳播和利用，不會出現(xiàn)丟失、不規(guī)范利用造成的損壞、惡意擴散造成的損失等管理風險。
檔案是企業(yè)很規(guī)范的知識內(nèi)容，是企業(yè)管理和發(fā)展的重要基礎，承載著企業(yè)的成長過程和經(jīng)驗，是具有參考價值和促進發(fā)展創(chuàng)新的重要資料。檔案管理系統(tǒng)支持檔案管理全過程的信息處理，包括檔案收集、移交接收、歸檔、保管管理、借閱利用、研發(fā)分發(fā)等。同時逐步將業(yè)務管理模式轉變?yōu)榉展芾砟Ｊ?，服務管理是業(yè)務管理的基礎，為企業(yè)決策提供重要的參考價值。
專業(yè)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢：
1.數(shù)據(jù)庫存儲：與一般系統(tǒng)不同，數(shù)字文檔存在于數(shù)據(jù)庫中，無法在計算機目錄中查看。
2.批量處理能力：可批量創(chuàng)建、錄入、上傳，支持紙質文件從掃描、錄入、上傳一體化處理。
3.簡化歸檔：電子案例文件還可以啟動流程以實現(xiàn)協(xié)作歸檔。
4.存儲位置：可以兼顧物理文件和數(shù)字文件的統(tǒng)一管理，記錄文件的存儲位置。
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