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為什么智慧檔案館(室)是數(shù)字檔案館(室)的升級？根本原因是數(shù)字檔案館(室)掃描的是傳統(tǒng)紙質檔案，檔案的每一頁都只是一個可以閱讀的圖像，每個檔案只有標題、創(chuàng)建人、形成時間、關鍵詞或關鍵詞是可以由計算機編輯處理的數(shù)據(jù)，而大量的掃描圖像是無法編輯的，所以檔案的全文仍然需要人工閱讀、搜索、組合、分析和挖掘。而智慧檔案館(室)的所有文字記錄，甚至是聲像檔案，都被識別或轉換成計算機可搜索的電子文檔，所有文字都被輸入計算機，成為計算機可以用大數(shù)據(jù)挖掘技術任意處理的信息或數(shù)據(jù)。
檔案是由各種文件轉化而來的，是檔案的前身，也是檔案的歸宿。因此，文件與檔案的關系是很密切的。
檔案與文件有著密切的聯(lián)系和區(qū)別。文件是某些國家機關、社會團體和個人為了處理現(xiàn)實事務的需要而產生的。它們與檔案在內容和形式上都是一樣的。有些文件材料需要日后查閱，所以有意識、有目的地保存下來，轉化為檔案。因此，檔案是經過加工的歷史文獻，是有價值的備查文件，是集中保存的系統(tǒng)文件。
在社會現(xiàn)實中，檔案不僅以多種多樣的形式存在，而且與許多事物有著錯綜復雜的關系，讓人難以區(qū)分甚至混淆。因此，有必要從理論上進一步梳理檔案與相關事物的關系，找出它們之間的聯(lián)系和區(qū)別。
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