從單位實際出發(fā)，大限度地維護(hù)檔案的完整性和安全性，方便檔案的使用：

　　保持檔案的完整性，一是保持檔案內(nèi)容與形式的有機(jī)聯(lián)系與完整性;二是保證檔案材料不缺、不遺漏、不分割。

　　維護(hù)檔案安全，一是指不發(fā)生損壞檔案的事故，如丟失、火災(zāi)、水浸、霉變、害蟲、鼠害等;二是防止檔案內(nèi)容泄露。

　　方便文件的使用，是指利用計算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段，提高文件檢索利用效率。二是提供安全保密的文件閱讀環(huán)境，復(fù)制文件的條件和設(shè)備。

　　01、檔案建設(shè)指導(dǎo)原則：安全、實用、方便。

　　02、檔案室位置：檔案室應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆、空氣污染區(qū)域。

　　(1)作為檔案室的平房，應(yīng)該位于辦公室附近，高于周圍地形。

　　(二)建筑作為檔案室，一般不能安排在頂樓或建筑兩側(cè)。檔案室應(yīng)遠(yuǎn)離廁所、廁所、熱水房等。

　　03、檔案房間一般要求檔案庫房、辦公室、閱覽室分開。

　　04、檔案庫房承重：樓房作為檔案室，樓板承重必須達(dá)到檔案庫樓面均布活載荷應(yīng)為5KN/m2。;采用密集架式，不得小于12KN/m2。

　　05、檔案室內(nèi)櫥柜布置：推 薦使用鐵質(zhì)檔案柜(架)。

　　文件庫在布置櫥柜俱時，應(yīng)考慮工作人員的管理和放置文件保護(hù)，以及檢測設(shè)備的空間。

　　主通道凈寬不小于1m。

　　兩行裝具間的凈寬不小于0.8m，裝具端部與墻壁之間的走道凈寬不小于0.6m。

　　設(shè)備背面與墻壁的間隔不小于0.1m，設(shè)備頂部與天花板的間隔不小于0.5m。

　　06、檔案保護(hù)設(shè)施：檔案室應(yīng)具有防火、防水(潮濕)、對高溫、防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。

　　(一)防火

　　文件室禁止吸煙，禁止使用明火照明，要在明顯的地方標(biāo)注“禁止吸煙”警示牌。

　　1、檔案用電負(fù)荷為380V三相供電，照明負(fù)荷為220V單相供電。

　　2、線路鋪設(shè)必須是暗線，并根據(jù)要求選擇線路;開關(guān)、插座必須符合安全要求。

　　3、一個獨(dú)立的檔案建筑應(yīng)該有避雷設(shè)施。

　　4、照明器應(yīng)選用40W或60W乳白色白熾燈，并安裝防爆罩。

　　5、滅火裝置應(yīng)選用氣體或干粉滅火劑，滅火裝置的存放位置應(yīng)方便取放，不得放置在檔案庫內(nèi)，已到保質(zhì)期應(yīng)及時更換。

　　6、檔案室應(yīng)配備手電筒，以備停電時使用，嚴(yán)禁明火照明。

　　(二)防潮(水)、防高溫

　　檔案溫度一般控制在14-24℃，相對濕度為50-65%。

　　1、檔案庫應(yīng)根據(jù)面積配備一定數(shù)量的溫濕度計。

　　2、如果檔案庫在平房或一樓，應(yīng)配備除濕機(jī)。

　　3、檔案庫不宜安裝水(氣)暖;上下水管道禁止通過檔案庫。

　　4、檔案庫應(yīng)該安裝空調(diào)。

　　(三)防盜

　　檔案室應(yīng)安裝防盜窗、防盜門、安全鑰匙。推 薦安裝防盜報警裝置。

　　(四)防蟲，防鼠

　　1、檔案庫應(yīng)及時投放防蟲藥物，建議使用電子殺蟲器。

　　2、檔案禁止存放食物，應(yīng)放置一定數(shù)量的防鼠盒，及時放置滅鼠藥。

　　(5)防止有害氣體

　　檔案室應(yīng)遠(yuǎn)離污染區(qū)域，周圍有空氣污染，檔案庫房門窗應(yīng)密封。

　　(六)防光

　　1、文件柜應(yīng)該與窗戶垂直放置。

　　2、檔案庫房的窗戶應(yīng)該有紅色和黑色的窗簾，以避免陽光直射檔案。

　　(七)防紫外線

　　檔案庫應(yīng)使用白熾燈，禁止使用日光燈。

　　(八)防磁輻射

　　對于磁性記錄檔案，如錄音、錄像、唱片、光盤、軟盤等，建議配備防磁柜，定期進(jìn)行安全質(zhì)量檢查。

　　07、檔案館應(yīng)標(biāo)明檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等制度。

　　08、單位使用計算機(jī)管理檔案，計算機(jī)應(yīng)放置在檔案工作人員辦公室。