檔案室數(shù)字化建設是一項系統(tǒng)工程，包括基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設和保障系統(tǒng)建設，需要機關檔案部門、信息部門、業(yè)務部門和保密部門共同參與實施。數(shù)字檔案室建設主要包括:

　　檔案數(shù)字化建設

　　1.根據(jù)數(shù)字檔案基礎網(wǎng)絡架構、主要技術路線和軟硬件配置的基本要求，建設符合未來一定時期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案管理和服務需求的基礎設施。除了信息安全和便捷的管理因素外，鼓勵依托機關信息基礎設施建設數(shù)字檔案基礎設施。

　　2.開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能好、使用方便的數(shù)字檔案應用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡化。

　　3.嚴格遵守標準和規(guī)范，全面轉換傳統(tǒng)載體檔案，積極推進電子檔案歸檔和電子檔案管理，全面推進數(shù)字檔案資源建設。應用先進的技術和手段，確保數(shù)字檔案資源的真實性、完整性、可用性和安全性，滿足各類用戶的共享需求。

　　4.根據(jù)數(shù)字檔案建設的要求，對檔案工作流程、文件材料、聲像(照片、錄音、視頻)電子文件的歸檔范圍和保管期限進行修改和完善，以及適用于電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各種規(guī)章制度，明確要求和權限，保證數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理，保證數(shù)字檔案工作的順利運行。

　　5.加大人オ建設力度，通過培訓或引進人員オ，既懂信息技術，又精通信息資源管理、知識管理的人才，為數(shù)字檔案室的建設和運行儲備。

　　總而言之，數(shù)字檔案建設的內容可概括為基礎設施、應用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源、保障系統(tǒng)四大基礎設施。

　　1.基礎設施建設

　　完善的基礎設施是數(shù)字檔案建設的前提和基礎?；A設施建設包括五個方面:網(wǎng)絡基礎設施、系統(tǒng)硬件、基礎軟件、安全保障系統(tǒng)、終端和輔助設備。鼓勵依托機關信息基礎設施建設數(shù)字檔案基礎設施。如果已經(jīng)有相關基礎設施，應根據(jù)數(shù)字檔案建設的要求進行適當調整。要特別注意基礎設施在信息安全和便捷管理方面的設置要求，確保檔案信息資源的安全，方便檔案人員履行管理職責。

　　二是應用系統(tǒng)建設

　　從現(xiàn)實的角度來看，應用系統(tǒng)是目前數(shù)字檔案建設的一個短板。傳統(tǒng)的機構檔案管理系統(tǒng)大多是基于輔助紙質檔案及其數(shù)字副本管理的需求開發(fā)設計的，管理對象是目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像等。，而且功能比較簡單。數(shù)字檔案室的應用系統(tǒng)要求與辦公自動化系統(tǒng)相連，可以實現(xiàn)電子文件歸檔和有效管理，對開發(fā)和利用有更高的需求。這使得它們在設計思路和功能結構上有很大的不同。

　　根據(jù)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》，數(shù)字檔案室要求(GB/T29194-2012)集成管理各類數(shù)字檔案資源，為電子文件的真實性、完整性、可靠性和可用性提供首要保障，設置捕獲、登記、分類、編目、記錄、存儲、數(shù)字簽名、檢素、使用、鑒定、統(tǒng)計、處置、格式轉換、命名、移交、審計、系統(tǒng)配置、用戶管理等基本功能?？紤]到傳統(tǒng)檔案管理軟件難以擴展和體驗差，應用系統(tǒng)有必要靈活擴展和簡單易用。

　　數(shù)字文件資源建設

　　數(shù)字檔案資源建設是數(shù)字檔案建設的重中之重?！吨改稀吠ㄟ^規(guī)范電子文件命名(檔號編制)而不是從電子文件管理流程的角度規(guī)范數(shù)字文件資源。、實現(xiàn)對電子文件的規(guī)范管理，如文件格式、質量、元數(shù)據(jù)要求等關鍵因素。

　　(1)電子文件命名

　　《指南》建議使用檔號統(tǒng)一命名為電子文件。在數(shù)字檔案室的建設中，檔號體現(xiàn)了整理規(guī)則，是反映電子文件之間有機結構和歷史聯(lián)系的重要紐帶。不同類型的電子文件可以通過檔號簡單區(qū)分，明確相互關系，無論它們處于哪個管理流程，存儲在哪個邏輯位置。

　　文件格式和質量(2)

　　文件格式是長期保存電子文件的重要因素，也是保證電子文件真實性、完整性、可靠性和可用性的重要指標。雖然文件質量與電子文件的長期保存關系不大，但直接反映了電子文件的質量，與電子文件的開發(fā)和利用密切相關。《指南》限制了文件、照片、錄音和視頻的保存格式，并根據(jù)實踐經(jīng)驗確定了照片、錄音和視頻質量的低要求。

　　(3)元數(shù)據(jù)

　　元數(shù)據(jù)是描述文件背景、內容、結構和管理過程的數(shù)據(jù)。到目前為止，元數(shù)據(jù)仍然是有效的手段之一，以確保電子文件的真實性、完整性、可靠性和可用性。與數(shù)字簽名、時間等技術相比，元數(shù)據(jù)對運行系統(tǒng)或第三方的支持性不強，在后續(xù)成本上具有相當大的優(yōu)勢，因此對電子文件的長期保存具有重要意義。此外，完善的元數(shù)據(jù)信息量大，可以為電子文件的開發(fā)和利用提供無限可能，有助于數(shù)字文件資源的創(chuàng)造性發(fā)揮作用。

　　目前檔案行業(yè)只有兩個元數(shù)據(jù)規(guī)范:文件和照片?！吨改稀愤€根據(jù)當?shù)貙嵺`提出了基本元數(shù)據(jù)項目進行錄音和錄像。具體實施時，可以作為參考，制定當?shù)卦獢?shù)據(jù)方案。如果有新的元數(shù)據(jù)國家或行業(yè)標準發(fā)布，也可以直接對照。考慮到實現(xiàn)的可能性，《指南》規(guī)定了元數(shù)據(jù)的低數(shù)量，操作方便，留有足夠的空間。

　　(4)電子文件的歸檔范圍和保存期限

　　目前，數(shù)字檔案室使用傳統(tǒng)檔案的歸檔范圍和保管期。但考慮到電子文件數(shù)量的增加對成本的影響相對較小，可以考慮適當調整電子文件的歸檔范圍和保管期限。

　　(5)電子文件的整理

　　電子文件一般按照傳統(tǒng)的整理方法進行整理。如果有國家和行業(yè)標準適用于電子文件整理，應優(yōu)先按照該標準執(zhí)行。例如，文件電子文件的整理應根據(jù)歸檔文件的整理計劃進行。(DA執(zhí)行/T22-2015。

　　(6)布局格式要求

　　布局格式要求是對文件電子文件的獨特要求。強調布局格式的意義在于，一方面可以在一定程度上繼承和延續(xù)紙質文件的可信度，另一方面也可以通過規(guī)范嚴謹?shù)霓k公自動化流程來保證電子文件的真實性。

　　保障體系建設

　　保障制度建設包括資金、制度、人員、オ三個方面。數(shù)字檔案建設需要足夠的資金來支持建設和運營，需要知道信息技術、信息資源管理和知識管理的人才，需要有計劃、有步驟地解決各種內容的制度要求，包括電子文件管理流程、電子檔案管理、備份、應急處置等。就人才建設而言，首先要從管理體系入手，建立檔案、信息、技術部門合作機制，通過部門合作彌補人才短缺。從長遠來看，要加大人才建設力度，通過培訓或引進人才為數(shù)字檔案提供人才保障。

　　需要明確的是，保障體系建設作為數(shù)字檔案建設的一個組成部分，需要與其他建設內容相輔相成、相互促進，在建設中需要同步發(fā)展和進步，保障體系建設不能僅僅作為其他建設的條件。