檔案的保管期限固定為長(zhǎng)期和定期。一般分為30年和10年。許多定期保存的文件過(guò)期了。由于文件的重要性，決策者往往很難下定決心銷(xiāo)毀它們。因此，大量本該以碎片和回收紙漿形式存在的文件仍完好無(wú)損地躺在檔案室里，占據(jù)了未過(guò)期文件的寶貴空間，讓人既糾結(jié)又麻煩。如果這種情況發(fā)生在您的檔案室，請(qǐng)查看泰伯文件提供的兩個(gè)提示：

一種方法是把它們從貨架上堆放下來(lái)，按類(lèi)別裝在盒子里，并做好明顯的標(biāo)記，防止搜索；

另一種方法是找一個(gè)合適的外包服務(wù)商，委托出去；

因?yàn)橥獍?wù)商有集中存儲(chǔ)空間，價(jià)格便宜，不用自己搬運(yùn)。一旦查到外包服務(wù)商提供的服務(wù)，也能保證及時(shí)送達(dá)。而且過(guò)期文件的訪(fǎng)問(wèn)率一般都很低，所以托管存儲(chǔ)的成本會(huì)比過(guò)期前訪(fǎng)問(wèn)率高的文件低很多。所以沒(méi)必要讓銷(xiāo)毀期的文件占用寶貴的歸檔空間，但是你可以花高成本自己建倉(cāng)庫(kù)或者托管未過(guò)期的文件，你把雞肋給別人會(huì)容易很多。

方便社會(huì)各界利用檔案，滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案的需求，是檔案工作的根本目的。

它是檢驗(yàn)檔案工作成效的重要標(biāo)準(zhǔn)，是保障檔案工作發(fā)展的重要條件，是檔案工作基本原則的發(fā)展，是我國(guó)檔案工作改革開(kāi)放精神的體現(xiàn)。

中國(guó)檔案工作基本原則的三個(gè)組成部分是辯證統(tǒng)一的有機(jī)整體。

領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一分級(jí)管理是核心。沒(méi)有它的組織保障，就不可能有檔案的完整性和安穩(wěn)性，也難以達(dá)到方便社會(huì)各方面使用的目的。

維護(hù)檔案的完整和安穩(wěn)是手段，否則，就不可能有檔案的便捷利用。