檔案管理系統(tǒng)流程：

與檔案目錄信息的錄入和存儲(chǔ)相比，全檔案案的錄入和存儲(chǔ)組織要復(fù)雜得多，因此得要建立一套工作流程和技術(shù)規(guī)范，以保證未來(lái)在線檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性，保證檔案、圖書、信息等信息的很大整合，為未來(lái)的技術(shù)發(fā)展留下兼容和擴(kuò)展的空間。整個(gè)檔案數(shù)字化掃描包括以下環(huán)節(jié)：

檔案掃描：用掃描儀分批掃描紙質(zhì)媒體的檔案、檔案、書籍和雜志。

圖像處理去除歪斜、黑點(diǎn)、黑邊等操作。

提取有效信息從圖像中提取有用信息(使用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù))。有用的信息一般稱為關(guān)鍵字或索引值(例如，在保險(xiǎn)單中，受益人的姓名和身份證號(hào)就是關(guān)鍵字)。查詢時(shí)輸入這些關(guān)鍵詞，查詢保單非常方便。

管理和利用通常的檔案掃描的之后一步是管理這些掃描的電子檔案，如“檔案管理系統(tǒng)”和“知識(shí)管理系統(tǒng)”，它們屬于這類管理軟件。通過(guò)對(duì)這些電子檔案的管理，可以非常方便地進(jìn)行查詢和利用。

開發(fā)利用學(xué)校檔案信息資源，堅(jiān)持規(guī)章制度，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動(dòng)、準(zhǔn)確、快速。做好后勤服務(wù)，強(qiáng)化學(xué)校檔案的服務(wù)功能，努力發(fā)揮其育人功能，使檔案由過(guò)去的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的開發(fā)利用。完善檔案檢索工具，編寫各種能體現(xiàn)學(xué)校特色、具有較高使用價(jià)值的編研資料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)好用化、檔案工作規(guī)范化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能，使檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。