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檔案整理是檔案管理活動的核心，是提高檔案管理質(zhì)量和其他環(huán)節(jié)效率的前提。正確理解檔案整理理論是做好檔案整理工作的基礎(chǔ)。然而，檔案整理理論并不是一個永恒的科學(xué)規(guī)則，它伴隨著人類社會實踐的發(fā)展而發(fā)展，直接影響著檔案整理實踐的發(fā)展。因此，我們對檔案整理理論的理解應(yīng)該是一個不斷發(fā)展的過程。
以文件雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)為邏輯起點，可認(rèn)識現(xiàn)代文件整理的本質(zhì)：確保文件歷史聯(lián)系與社會實踐的對稱關(guān)系。從邏輯上講，只有當(dāng)文件整理獲得的歷史聯(lián)系具有與社會實踐相同的結(jié)構(gòu)時，才能大限度地保持文件之間的歷史關(guān)系。而且傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代檔案整理的本質(zhì)區(qū)別在于：它們所形成的歷史聯(lián)系到底應(yīng)該與誰“對稱”。如果其歷史聯(lián)系與文件實體排序有對稱關(guān)系，那么形成的檔案排序必須是傳統(tǒng)檔案排序或原始檔案排序;如果與社會實踐的關(guān)系是對稱的，這個檔案的排序一定是現(xiàn)代檔案的排序。從現(xiàn)代檔案整理結(jié)構(gòu)來看，檔案之間的歷史聯(lián)系來自于社會實踐。檔案整理的過程是根據(jù)社會實踐的真實情況對檔案進(jìn)行排序，實現(xiàn)檔案與社會實踐的對應(yīng)，進(jìn)而實現(xiàn)檔案記錄歷史原貌的功能。文件是利用實體及其歷史聯(lián)系記錄歷史的結(jié)果。因此，檔案整理的本質(zhì)是：保持檔案歷史聯(lián)系與社會實踐的對稱關(guān)系。
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