人事檔案作為組織部門(mén)對(duì)每個(gè)人信息記錄的重要載體，它不僅是記載一個(gè)人經(jīng)歷的準(zhǔn)確完整信息，也是組織對(duì)一個(gè)人全面考察和了解的重要參考依據(jù)。人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來(lái)，對(duì)我國(guó)的各項(xiàng)建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全等方面做出了重要貢獻(xiàn)，近二十年來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展和普及，徹底改變了人們的工作和生活方式，也對(duì)人事檔案管理的方式和方法產(chǎn)生了巨大影響，近幾年高速掃描儀，高清晰度拍照儀器運(yùn)用于檔案管理中，使人事檔案數(shù)字化變成人才信息資源庫(kù)進(jìn)行科學(xué)管理、合理利用成為可能。現(xiàn)以所在單位開(kāi)展的人事檔案數(shù)字化工作為基礎(chǔ)，談?wù)勗谕七M(jìn)人事檔案數(shù)字化工作進(jìn)程中的幾點(diǎn)體會(huì)。

　　一、提高人事檔案管理人員的責(zé)任感和信息意識(shí)，是人事檔案數(shù)字化工作順利憲成的前提。

　　檔案管理人員是檔案數(shù)字化建設(shè)的基本力量，他們的工作效率和能動(dòng)性關(guān)系到數(shù)字化工作的成敗。只有讓檔案管理人員在思想上樹(shù)立檔案數(shù)字化的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，檔案管理人員才會(huì)具有強(qiáng)烈盼使命感和責(zé)任心，才會(huì)主動(dòng)關(guān)心檔案數(shù)字化工作，認(rèn)真參加相關(guān)軟件操作和數(shù)據(jù)庫(kù)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以積極向上的工作熱情帶動(dòng)其他借調(diào)工作人員，完成數(shù)字化過(guò)程中的各項(xiàng)工作任務(wù)。

　　二、采集準(zhǔn)確完整的人事檔案信息，是人事檔案數(shù)字化工作順利完成的基礎(chǔ)。

　　收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著工作經(jīng)歷的增加，干部在工作中形成的履歷表、考核、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)晉升、工資變動(dòng)等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了較大的工作量，檔案管理人員對(duì)定期收集的零散材料，審核接收時(shí)，必須做等到甄別材料真?zhèn)?，?xì)致鑒定部門(mén)印鑒，做到取之有章，拒之有據(jù)，對(duì)內(nèi)容雷同及其他不符合歸檔要求的材料要及時(shí)剔除處理，手續(xù)不全的材料堅(jiān)決杜絕入庫(kù)，退回形成材料的部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)辦，對(duì)分類不準(zhǔn)確的檔案材料進(jìn)行糾正，保證形成的人事檔案具有權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。紙質(zhì)干部檔案各類材料齊全，分類規(guī)范，才可以經(jīng)過(guò)掃描或拍照，形成一本完整的電子副卷。

　　三、科學(xué)設(shè)計(jì)人員分工和工作流程，是人事檔案數(shù)字化工作順利完成的關(guān)鍵。

　　實(shí)施以專業(yè)帶動(dòng)非專業(yè)人員的工作模式。在干部檔案數(shù)字化工作的每一個(gè)小組中，檔案管理員與借調(diào)的工作人員配合，可以減少工作失誤。在干部檔案數(shù)字化工作過(guò)程中由于需要掃描的檔案件多，工作量大，所以需要大量工作人員，其中大部分是不熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)的工作人員，分工時(shí)每組盡量都有專業(yè)和非專業(yè)人員配合工作，以檔案員帶動(dòng)其他工作人員，遵守工作紀(jì)律，保證檔案原件無(wú)損壞，無(wú)缺失，無(wú)涂改，可以減少檔案原件不必要的磨損，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命。

　　實(shí)施紙質(zhì)檔案和電子檔案副卷“雙套制”工作模式。在干部檔案數(shù)字化工作中，或多或少的都會(huì)出現(xiàn)有檔案散件沒(méi)有及時(shí)歸檔的情況，應(yīng)堅(jiān)持紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案副卷同步維護(hù)，一起管理，使二者成為緊密聯(lián)系，相互印證的統(tǒng)一體。首先對(duì)散件歸類整理，然后掃描入數(shù)字化檔案，按照國(guó)家有關(guān)要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂整理成冊(cè)，保證了紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的一致性。

　　實(shí)施檔案掃描核查工作模式。在用高速掃描儀或高分辨率高拍儀器進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入時(shí)，要從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，每張掃描成功的電子文檔要保證圖像清晰、完整，四周沒(méi)有黑邊，留白適當(dāng)，杜絕歪、斜、尺寸失真、曝光過(guò)度的圖像進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，提高掃描圖像的質(zhì)量，保證真實(shí)還原檔案原件的面貌。每一本干部檔案電子副卷形成后，都要經(jīng)過(guò)專門(mén)工作人員與原件一一對(duì)照核查后才能把紙質(zhì)檔案重新裝訂成冊(cè)入庫(kù)。經(jīng)過(guò)審核，會(huì)大大減少錯(cuò)誤率，避免紙質(zhì)檔案重復(fù)出庫(kù)，把高質(zhì)量的圖像存入數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

　　四、保障干部檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)安全，是人事檔案數(shù)字化工作順利完成的保證。

　　把人事檔案正本中所有內(nèi)容以固定格式存入電腦后就形成了人事檔案電子副卷，形成電子副卷的數(shù)據(jù)庫(kù)后，要采用多種存儲(chǔ)方法保證信息安全。除了利用電腦貯存器的剩余內(nèi)存保存數(shù)據(jù)信息以外，還要在相同電腦上建立備份數(shù)據(jù)庫(kù)，并購(gòu)置大容量的移動(dòng)硬盤(pán)進(jìn)行備份，建立與主數(shù)據(jù)庫(kù)相脫離的備份數(shù)據(jù)庫(kù)，以上存儲(chǔ)設(shè)備，在工作期問(wèn)均需要定期下載和更新備份數(shù)據(jù)，形成一定數(shù)量的電子副卷后，利用刻錄機(jī)做好數(shù)據(jù)信息的DVD光盤(pán)備份，做到任何時(shí)候都同時(shí)保持兩個(gè)以上的數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)檔案電子副卷，防止主數(shù)據(jù)庫(kù)遭到損害后錄入信息缺失。干部檔案數(shù)字化工作期間，要通過(guò)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，密碼登陸等方式做好涉密電腦的保密工作，防止不經(jīng)授權(quán)，隨意登陸越權(quán)閱檔。

　　此外工作中要科學(xué)設(shè)置安全屏障，人事檔案數(shù)字化工作中電腦專用，封閉運(yùn)行，不與互聯(lián)網(wǎng)、內(nèi)部其他網(wǎng)絡(luò)銜接，防止通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)非法進(jìn)入，修改損壞信息，同時(shí)在數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)邊界建立防火墻，有效防止移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備侵?jǐn)_破壞。

　　人事檔案數(shù)字化是建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案軟件管理的一步，是人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化的基礎(chǔ)性工作，是適應(yīng)人事制度和就業(yè)制度改革，擴(kuò)大人事檔案利用范圍提高利用效率的關(guān)鍵一步，人事檔案數(shù)字化一定會(huì)為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。